PratiKVKK
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Yazılımı
PratiKVKK Nedir?
KVKK mevzuatı, veri sorumlusu sayılan firmalara kişisel verilerini işledikleri kişilere karşı aydınlatma yapma ve açık rıza alma gibi bazı temel yükümlülükler getirmiştir. PratiKVKK da, firmaların bu yükümlülüklerini çevrimiçi (online) kanallarla çok daha pratik bir şekilde yapabilme ve buna ilişkin kayıtları djital ortamda saklama imkanı sağlayan web tabanlı bir çözümdür.
PratiKVKK Özellikleri
Kurulum
Firmaya özel ara yüz oluşturmak için uzmanlarımız firmanızın gerekli bilgilerini (unvan, logo vb.) alır. Kurulum en geç 1 iş günü içinde tamamlanır ve yönetici panelinin bilgileri size iletilir. Ardından uzmanlarımız tarafından sistemin kullanımına ilişkin eğitim verilir.
Metinleri Yükleme
Firma yetkilileri, yönetici paneli üzerinden sisteme giriş yaparak mevcut aydınlatma ve açık rıza metinlerini sisteme yükler.
Sistemin Kullanımı
İlgili kişilere aydınlatma yapmak ve açık rızalarını almak için aşağıdaki 2 farklı yöntem de kullanılabilir:
Üyelik: Aydınlatma veya açık rıza işlemlerine ilişkin ilgili kişiler için sistem üzerinden yeni kullanıcı oluşturulur, kullanıcı bilgileri bu kişilere iletilir. Kişilere sistemdeki hangi metinlerin gösterileceği belirlenir. Kişiler de kullanıcı paneli üzerinden sisteme giriş yaparak gerekli onay işlemlerini tamamlar ve işlemlerin kayıtları saklanır. Bu yöntem özellikle bir kişiden birden fazla onay işlemi yapılması gereken durumlar için (örneğin çalışanlar) pratiktir. Firmalar, her bir çalışana ayrı ayrı yönlendirme yapmadan herkese genel bir duyuru ile sisteme giriş yapıp onaylarını tamamlamalarını isteyebilir.
Form doldurma: : Onay verecek kişilerin üye olmasına gerek yoktur. Sisteme yüklenen aydınlatma ve rıza metinleri otomatik olarak bir link ve QR koda dönüşür. Firma, bu link veya QR kodu istediği çevrimiçi ortamlara (internet sitesi, SMS içeriği vs.) veya fiziksel ortamlara (bina girişleri, müşteri karşılama alanları, güvenlik kamerası uyarı levhaları vs.) ekler. Kişiler linke tıklayarak veya telefonlarından QR kodu okutarak doğrudan onay sistemine yönlendirilir ve kullanıcılar işlemlerini saniyeler içinde tamamlar. Özellikle tek seferlik KVKK işlemi gereken kişiler ve yer/zaman kısıtı nedeniyle kullanıcı deneyimini bozmayacak şekilde pratik bir yöntemle ilerlenmek istenen durumlar için oldukça kullanışlıdır.
Denetim
Yönetici paneli üzerinden raporlama özelliği kullanılarak hangi metnin hangi kullanıcı tarafından onaylanıp onaylanmadığı görülebilir. Filtreleme yöntemi ile (kişi bazlı, kişi grubu bazlı, metin bazlı vs.) eksiklikler detaylı olarak tespit edilebilir.
Kayıt Alma
İlgili kişilerden veya herhangi bir kurumdan bir talep/şikayet gelmesi durumunda daha önce KVKK işlemi yapılan her bir kullanıcıya ilişkin log kayıtlarına ulaşılır, bu kayıtlardan bir kopya alınarak ilgili mercilere sunulabilir.
Paketler
0 – 1000 kullanıcı
- Sınırsız aydınlatma/rıza metni ekleme
- Link oluşturma
- Kullanıcılara üyelik açma
- Raporlama
- Log kayıtlarını saklama
1000 – 2500 kullanıcı
- Sınırsız aydınlatma/rıza metni ekleme
- Link oluşturma
- Kullanıcılara üyelik açma
- Raporlama
- Log kayıtlarını saklama
2500 – 5000 kullanıcı
- Sınırsız aydınlatma/rıza metni ekleme
- Link oluşturma
- Kullanıcılara üyelik açma
- Raporlama
- Log kayıtlarını saklama
5000 – 10000 kullanıcı
- Sınırsız aydınlatma/rıza metni ekleme
- Link oluşturma
- Kullanıcılara üyelik açma
- Raporlama
- Log kayıtlarını saklama
2000₺
/yıl
500 – 1000 kullanıcı
Profesyonel planı özellikleri
- 3 Free consultation
- 10 Revision
- Fully pages
- Free research
2500₺
/yıl
2500 – 5000 kullanıcı
Özelleştirilen plan özellikleri
- 3 Free consultation
- 10 Revision
- Fully pages
- Free research
250₺
/yıl
5000 – 10000 kullanıcı
Özelleştirilen plan özellikleri
- 3 Free consultation
- 10 Revision
- Fully pages
- Free research
* Tüm paketlerde sınırsız sayıda aydınlatma ve açık rıza metni oluşturma, raporlama özelliği ve hizmet süresi boyunca aydınlatma ve açık rıza alma işlemlerine ilişkin kayıtların saklanması hizmeti standarttır.
** Kullanıcıların türü önemsizdir, üye kullanıcı veya üye olmaksızın form dolduran kullanıcı olması fark etmeksizin her metin onaylama işlemi yapan kişi 1 kullanıcı sayılır. Firma dilediği onay yöntemini kullanabilir. Aynı kullanıcı birden fazla metin onaylasa da 1 kullanıcı sayılır.
*** Kullanılacak paketin seçilmesinin ardından Firma’ya Kurulum Hizmeti verilecektir. Bu kapsamda Firma bilgileri alınarak firmaya özel arayüz oluşturulacak, Firma logosu arayüze eklenecek, Firma’nın talep ettiği ve gerekli bilgilerini ilettiği kişi grupları (örn. çalışanlar) için kullanıcı hesapları oluşturulacak, uzmanlarımız tarafından kurulum eğitimi verilerek firmaya ait mevcut aydınlatma ve rıza metinlerinden birer setin sisteme yüklenmesi birlikte gerçekleştirilecektir. Kurulum Hizmeti bedeli bir defaya mahsus ödenir, yıllık yenilemelerde tekrar kurulum hizmeti bedeli ödenmez.
Veri Sorumluluğu
PratiKVKK’yı Nerede Kullanabilirim?
Veri sorumlusu kimdir ?
Veri sorumlusu, kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen kişidir. Diğer bir ifadeyle işleme faaliyetinin “neden” ve “nasıl” yapılacağı sorularının cevabını verecek kişidir.
Mevzuatta bir sınırlama getirilmediği için duruma göre tüm gerçek kişi ve tüzel kişi işletmeler veri sorumlusu sayılabilmektedir. (örn. şahıs işletmeleri, anonim şirketler, limited şirketler vs.) Bir işletme, birçok farklı kişisel veri işleme faaliyeti bakımından veri sorumlusu sayılabilir. En sık karşılaşılan örnekleri ise şu şekildedir:
Çalışanlar (İşe Giriş İşlemleri)
İşletmeler, çalışanlarının birçok farklı süreçte (işe giriş, SGK kaydı, çalışma süreci, maaş ödeme, işten ayrılma vs.) kişisel verisini işlediği için bu veri sorumlusu sayılır. Bu nedenle işletmelerin işe girişte ve ayrıca çalışma sürecinde zaman zaman çalışanlarına bu metinleri onaylatmaları gerekmektedir.
Adaylar (İş Başvuru Süreci)
İşletmeler, farklı kanallar üzerinden (sürekli olmasa da) iş başvurusu alıyorsa, bu iş başvuru sürecinde adaylara ait kişisel verileri (ad soyadı, iletişim bilgileri, özgeçmiş detayları, geçmiş iş tecrübeleri, mülakat notları vs.) işlediği için veri sorumlusudur. Adayların başvurularını değerlendirmeye almadan önce adaylara bu metinleri onaylatmaları gerekmektedir
Müşteriler
İşletme, faaliyeti gereği tüketicilere mal veya hizmet sağlıyorsa bu mal/hizmet temini sürecinde işlediği ad soyadı, telefon, e-posta gibi kişisel verilere ilişkin olarak da veri sorumlusu sayılır. Örneğin doktor muayenehanesi, hastane, poliklinik, laboratuar gibi sağlık kuruluşları, oteller, kargo firmaları, kurumsal firmalar, e-ticaret firmaları, bankalar, sigorta firmaları müşterilerinden verilerini toplamadan önce bu metinleri onaylatmaları gerekmektedir.
Güvenlik Kamerası ile Kayıt Yapılan Yerler
Güvenlik kamerası ile kayıt yapılan ortamlarda kayıt yapıldığına ilişkin uyarı levhaları yeterli olmamakta, ayrıca kişilere aydınlatma metinlerine ulaşma imkanı sağlanması gerekmektedir. PratiKVKK’nın QR kod özelliği ile bu levhalar üzerine yerleştirilen QR kodlar ile aydınlatma metinlerine yönlendirme yapılabilir.
Bina Girişleri, Müşteri Karşılama Alanları
Kişilerden bir şekilde kişisel veri alınan (form toplama, kimlik alma, kayıt açma vs.) bina girişleri, etkinlik alanları, resepsiyon gibi alanlarda bilgileri almadan önce KVKK metinlerinin onaylatılması gerekmektedir. PratiKVKK’nın QR kod özelliği ile bu allanlara yerleştirilen QR kodlar ile kolaylıkla aydınlatma metinlerine yönlendirme yapılabilir.
KVKK yazılımı
Peki neden PratiKVKK?
İşletmeler, aydınlatma/açık rıza alma yükümlülüklerini yerine getirmek için hazırladıkları metinlere kağıt ortamında onay almakta birçok zorlukla karşılaşmakta, bu yöntem özellikle aşağıdaki nedenlerle oldukça masraflı ve verimsiz olmaktadır:
- Sayfalar dolusu uzun metin çıktıları almak vakit israfına sebep olur.
- Çıktı almak yüksek kağıt ve mürekkep maliyetlerine neden olur.
- Aydınlatma yapma ve açık rıza alma formları birçok onay ve imzanın yerine getirilmesini gerektiğinden, bu konuda uzman bir personelin görevlendirilmesi gerekir.
- İmzalı onay kağıtlarını saklamak için işyerlerinde daha fazla dolap/arşiv odasına ihtiyaç duyulur.
- Yangın, su basması vb. olağanüstü durumlarda dolap/arşiv odaları zarar görebilir, bu da firma için zarar ve maliyete sebep olur.
- Herhangi bir şikayet veya ihtiyaç olması halinde ilgili kayda ulaşmak zaman kaybı yaratır.
Avantajları nelerdir?
Firma, aydınlatma ve açık rıza alma metinlerini arayüz üzerinden sisteme yüklendikten sonra ilgili kullanıcılara saniyeler içerisinde ulaştırır. Bu zaman ve maliyetten tasarruf sağlar.
- Bu işlemler için bir personelin görevlendirilmesine gerek yoktur.
- Bu metinler, aynı anda sayı kısıtlaması olmadan birçok kişiye kolaylıkla ulaştırılır.
- Onaylı metinler için ayrıca dolaba/arşiv odasına ihtiyaç duyulmaz.
- Dijital kayıtların saklama maliyeti kağıda göre düşüktür.
- Onay kayıtlarına saniyeler içerisinde erişilir.
- Onay vermeyen kullanıcılar raporlama özelliği ile kolayca tespit edilir, eksiklikler giderilir.
Verimlilik
Dijital
dönüşüm
Kağıt ve baskı
maliyetinden
tasarruf
Raporlama
Sık Sorulan Sorular
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmemesi ve açık rıza alınması gereken durumlarda bu açık rızaların alınmaması durumunda KVKK’nın 18. maddesinde yer alan çeşitli idari para cezalarını uygular. Her yıl yeniden belirlenen bu para cezaları, 2023 yılı için 29.852 TL ile 5.971.989 TL arasında uygulanmaktadır.
PratiKVKK kapsamında tercih edilecek tüm hizmet paketlerinde sınırsız sayıda aydınlatma ve açık rıza metni oluşturma, raporlama özelliği kullanma, yapılan işlemlere ilişkin log kayıtlarına ulaşma imkanları standart olarak sağlanır.
Ücretlendirme anılan metinleri kullanan kullanıcı sayısına göre belirlenir. Kullanıcının “üye olup olmaması” veya “onay işlemini üye olarak veya üye olmaksızın form doldurmak suretiyle yerine getirmesi” ücretlendirme bakımından bir farklılık oluşturmaz. Firma dilediği yöntemi kullanır.
Kullanıcı kendisine tanımlanan birden fazla metne ilişkin onay sürecini yürütse de bu kullanıcı halen “1” kullanıcı olarak sayılır. Ancak eğer kullanıcı “üye olarak” ve ayrıca “form doldurma” yöntemi ile ayrı ayrı onay süreçleri yürütürse bu işlemler bağımsız takip edildiği için “2” kullanıcı olarak hesaplanır. Bununla birlikte, kullanıcı üye girişi ile veya form doldurma ile sayısız işlem yapsa da aynı kullanıcı bilgileri ile en fazla 2 kullanıcı olarak hesaplanır.
Firmanın tercih ettiği paketteki kullanıcı üst sınırının ilgili hizmet yılı sona ermeden önce aşılması halinde, aşma tarihinin bulunduğu ilgili hizmet ayı da dahil olmak üzere hizmet döneminin kalan ayları için bir üst paketin ay başına düşen ortalama fiyatı ile seçilen paketin ay başına düşen ortalama fiyatı arasındaki fark miktarı firmadan tahsil edilir. (Örneğin firmanın 4. ayda seçtiği paketteki kullanıcı üst sınırını aşması halinde 4. ay dahil olmak üzere kalan 9 aylık süre için yalnızca üst paket ile seçilen paket arasındaki hizmet ücreti farkı hesaplanarak firmadan tahsil edilir.)
Nanbis, hizmet ilişkisinin sona ermesinin ardından firma ile iletişime geçerek mevcut kullanıcı kayıtlarına ilişkin kayıtların kopyalarının teslim alınması gerektiğini bildirir, ardından firmanın belirteceği kişilere bu kayıtlar Nanbis’in belirleyeceği uygun dijital ve güvenli yöntemlerle teslim edilir. Firmanın bu talebi yanıtsız bırakması halinde Nanbis, müşteri memnuniyeti kapsamında hizmet ilişkisinin sona erdiği tarihe ek olarak 15. günün sonuna kadar bu kayıtları sunucularında saklamaya devam eder, bu sürenin sonunda bu kayıtların dijital bir kopyasını firmanın hizmetin başlangıcında paylaştığı irtibat e-posta adresine iletir, ardından kayıtları geri dönüşü olmayacak şekilde yok eder.
Sisteme yüklenilen veriler KVKK mevzuatına uygun olarak Nanbis’in anlaşmalı hizmet sağlayıcılarına ait Türkiye’deki sunucularda saklanır. Kullanıcı kayıtları yurtdışına aktarılmaz.
Ekibimiz.
KVKK yazılımının arkasındaki güçlü ekip
Ahmet Yılmazcan
Kurucu, Yazılım Analisti
Nevzat Anı
Kurucu, LLM
Atakan Biçkici
Kurucu, LLM
X
UI/UX Designer
İletişim.
PratiKVKK
PratiKVKK hakkında sorularınız için aşağıdaki formu doldurarak hukuk danışmanlarımızdan ve teknik uzmanlarımızdan destek alabilirsiniz.
PratiKVKK bir 
projesidir. Proje hukuk danışmanlığı 
tarafından sürdürülmektedir.